RBE Plus Benutzer- und Rollenanalyse
Mehr Transparenz über die Nutzung von SAP-Systemen

Die Witzenmann-Gruppe ist einer der weltweit führenden Hersteller von flexiblen, metallischen Elementen wie Metallschläuchen, Kompensatoren, Metallbälgen und Fahrzeugteilen. Mit 3.200 Mitarbeitern erwirtschaftete die Gruppe 2008 mit Hauptsitz in Pforzheim weltweit einen Umsatz von über 400 Mio Euro.

IBIS: Herr Somann, Sie haben die RBE Plus Benutzer- und Rollenanalyse eingesetzt. Was waren Ihre Projektanforderungen?
Torsten J. Somann: Wir haben SAP bereits an 8 Standorten in unterschiedlichen Geschäftsbereichen im Einsatz. Mit diesem Projekt wollten wir einen Überblick über das funktionale Nutzungsverhalten bzw die Tätigkeitsfelder unserer SAP-Anwender an diesen Standorten gewinnen. Ziel war es, eine bessere Steuerung der Lizenzkosten zu erreichen. Zudem erhofften wir, aus der Analyse Rückschlüsse auf jene Standorte ziehen zu können, die in Kürze SAP einführen werden.

IBIS: Ging es Ihnen dabei nur um die Planung und Reduktion der Lizenzkosten oder hatten Sie weitere Zielsetzungen?
Torsten J. Somann: Sicherlich waren die bevorstehenden Verhandlungsgespräche mit der SAP der Auslöser. Darüber hinaus ist es für uns wichtig zu erkennen, welche Schwerpunkte die Benutzer im Umgang mit dem weltweit aktiven SAP-System legen: Welche Berechtigungen haben die Benutzer und wo liegt der Nutzungsschwerpunkt? Ein weiteres Ziel war letztendlich auch, das Berechtigungskonzept zu optimieren.

IBIS: Können Sie uns einige Fragestellungen nennen, die Sie durch die RBE Plus Benutzer- und Rollenanalyse beantworten konnten?
Torsten J. Somann: Wir hatten zwei Zielrichtungen a) Lizenzoptimierung und b) Prozess/Nutzungsanalyse und wollten anhand des Tools zum einen feststellen, ob den einzelnen Usern aufgrund deren Anwenderverhaltens die richtigen Lizenztypen und -klassen zugeordnet sind. Ein weiterer Punkt war die Datenqualität der Benutzerstammsätze – hauptsächlich für die Benutzer außerhalb Deutschlands. Untersucht wurde, wo die Datenpflege Lücken aufweist. Ferner wollten wir für unsere aktiven User komprimiert wissen, ob, wie häufig und in welchem Umfang sie sich am System angemeldet haben, also welche Transaktionen sie mit welcher Intensität durchgeführt haben. Auch das Verhalten beim Anlegen und Ändern von Daten sowie bei der Belegbearbeitung war uns wichtig. Die Frage nach dem treffenden Zuschnitt, der vorhandenen Rollen war ein Ziel im Rahmen der derzeit laufenden IT Security Aktivitäten. Ein weiterer Vorteil vor dem Hintergrund der Lizenzvermessung der SAP ist, dass die preispflichtigen Komponenten im IST und mit welchem Beleg- und Transaktionsvolumen in Nutzung analysiert bzw aufgelistet werden.

IBIS: Gab es irgendwelche Datenschutzprobleme bezüglich userspezifischer Informationen?
Torsten J. Somann: Nein, es gab keine Datenschutzprobleme, da die Auswertungen nicht über das das Maß der in SAP ohnehin vorhandenen Benutzerstammdaten und Informationen hinausgingen.

IBIS: Was ist aus Ihrer Sicht der Vorteil und der besondere Nutzen der RBE Plus Benutzer- und Rollenanalyse?
Torsten J. Somann: Neben den Ergebnissen für eine Lizenzanalyse bzw. Vermessung liefert die Benutzer- und Rollenanalyse wesentlich mehr Informationen – bis hin zur Belegebene. Wir erhalten so fundierte Erkenntnisse über das Nutzungsverhalten unserer Anwender, die wir für vielfältige Fragestellungen, Optimierungen und Harmonisierungen im IT- bzw Prozessbereich verwenden können. Beispielsweise für Support, Schulungen, Abläufe, Standardisierungen usw. Darüber hinaus profitiert die Geschäftsführung von den zahlreichen Kennzahlen, die auf wenigen Seiten schlagkräftige Informationen liefern.

IBIS: Gibt es aus Ihrer Sicht neue oder weitere Anforderungen an die RBE Plus Benutzer- und Rollenanalyse, die IBIS ins Auge fassen sollte?
Torsten J. Somann: Momentan haben wir keine weiteren Anforderungen. Aber möglicherweise wird es nach der Vorstellung und Präsentation des Projektes außerhalb der IT weitere Fragestellungen geben die in Realisierung gehen. Hierbei werden wir die IBIS als Partner nochmals kräftig fordern.

IBIS: Was sind die nächsten Schritte in Ihrer Projektierung? Welche weiteren Projekte planen Sie?
Torsten J. Somann: Neben der detaillierten RBE Plus-Analyse der bestehenden Systemlandschaft stehen noch nennenswerte Projekte an wie z.B: Einführung des SAP Portal´s, Identity Management und SCM sowie die SAP-Rollouts in China, Brasilien, Russland und Indien. Darüber hinaus wollen wir auch eine Paper-to-ERP Software (automatische Eingangsrechnungsbearbeitung) einführen.