Mit SAP Business ByDesign Prozesse in 7 Tagen abgebildet

Die IBIS Prof. Thome AG arbeitet bereits seit September 2007 als Pilotkunde mit der neuen On-Demand-Lösung SAP Business ByDesign und war zudem Entwicklungs- und Forschungspartner für die Einführungswerkzeuge der neuen SAP-Lösung. Ein Forschungsteam der IBIS-Labs hat sich jüngst mit der aktuellen Version 2.0 beschäftigt, um Verbesserungsvorschläge sowie den Leistungsumfang für Dienstleistungsunternehmen zu evaluieren. Am Beispiel des Softwareunternehmens Administration Intelligence AG (AI AG) wurde im Rahmen eines Evaluierungsprojektes überprüft, ob die Lösung die gestellten Anforderungen abdeckt. Über die Ergebnisse konnten sich zahlreiche Fachexperten auf einem Workshop im Rahmen der 13. SAP-IBIS-Tagung in Würzburg informieren. Ziel des Projektes war es, die spezifischen Prozesse der AI AG in SAP Business ByDesign zu konfigurieren und abzubilden.

Welche Erkenntnisse waren dabei aus der Sicht des Anwenderunternehmens zentral? Und konnten die Ziele erreicht werden? Darüber sprach Dr. Andreas Hufgard, Leiter der IBIS-Labs, mit Dr. Heiko Schinzer, Vorstand der AI AG.

IBIS: Wie viel Aufwand hatten Sie, um im Vorfeld des Workshops ihre Ausgangssituation anhand der IBIS-Situationsanalyse zu erfassen?

Heiko Schinzer: Ich habe dafür nur 3 Stunden gebraucht - zwei Stunden für das Interview und eine Stunde für die Zusammenstellung aller relevanten Daten. Im Rahmen der Situationsanalyse konnten wir so die wichtigsten Anforderungen zusammenfassen, die IT-Situation und Planungen aufnehmen sowie unsere Mengengerüste identifizieren. Auch unsere wichtigsten Stammdaten wie die Organisations- und Mitarbeiterstruktur, das Produktportfolio sowie die Preisliste konnte ich in dieser Zeit dem IBIS-Team übergeben.

 
Abbildung 1: Lösungsumfang der AI AG mit Auswahl der betriebswirtschaftlichen Optionen zum Verkauf projektbasierter Services. Soll über einen Kundenauftrag das Kundenprojekt verfolgt werden oder reicht es die Kundenrechnung zu erzeugen, nachdem die Projektleistung erbracht worden ist? Quelle: SAP Business ByDesign Version 2.0.

IBIS: Wie war Ihr Eindruck vom Anforderungsabgleich, dem sogenannten Scoping, das wir gemeinsam mit SAP in der Lösung SAP Business ByDesign umgesetzt haben?

Heiko Schinzer: Gut. Obwohl der Abgleich nur eine Stunde dauerte, konnten wir den Lösungsumfang und viele zentrale betriebswirtschaftliche Themen klären. Durch den Abgleich habe ich einen sehr breiten Einblick in die funktionalen und prozessorientierten Möglichkeiten von SAP Business ByDesign gewonnen. Übrigens hat mich dabei die betriebswirtschaftliche Dimension der Lösung voll und ganz überzeugt. Im Workshop lernte ich darüber hinaus, dass sich die Lösung sehr schnell produktiv setzen lässt, im Standard bereits viele Anforderungen erfüllt und die Nutzungsbreite flexibel skalierbar ist.

IBIS: Welchen Zweck erfüllte für Sie die Experten-Demo durch den hinzugezogenen SAP-Produktspezialisten?

Heiko Schinzer: Im Laufe des Workshops haben sich bei mir einige Fragen angesammelt. Diese konnte mir der SAP-Service-Mitarbeiter in der Experten-Demo nicht nur gezielt beantworten, sondern sogar Lösungswege am System aufzeigen. So wollte ich beispielsweise wissen, ob wir unser Ticketsystem für das Bearbeiten von Kundenanfragen besser über SAP Business ByDesign abbilden oder über eine Schnittstelle anbinden. Grundsätzlich können wir es über eine Schnittstelle anbinden. Allerdings konnte er mir in der Kürze der Zeit noch keinen konkreten Aufwand nennen.

IBIS: Konnten Sie sich nach den ersten beiden Blöcken des Workshops ein aussagefähiges Bild darüber machen, wie die Einführung aussehen könnte?

Heiko Schinzer: Ja. Mir wurde relativ schnell klar, dass wir die Einführung in zwei Phasen durchführen sollten. Diese Erkenntnis hat übrigens das „Gremium“ der anwesenden Experten unterstützt. In der ersten Phase galt es demnach alle Anwendungen zu berücksichtigen, die wir in der neuen SAP-Lösung im Standard abbilden konnten. Und in der zweiten Phase sollten alle Bereiche angegangen werden, die über ein anderes betriebswirtschaftliches Konzept oder gar eine Integrationsschnittstelle abzubilden sind. Dies bedeutete für uns: Wir konnten in der ersten Phase die durchgängige Abwicklung vom Opportunity-Management bis zum Finanzwesen umsetzen. Dazu zählt bei uns auch das Projektgeschäft und die Projektfakturierung. Hingegen mussten wir den kompletten Service auf die zweite Phase verschieben.

 
Abbildung 2: Organisationsstruktur der AI AG im SAP Business ByDesign. Quelle: SAP Business ByDesign Version 2.0.

IBIS: Wie fanden Sie die Live-Demo der Prozessabläufe mit Ihren eigenen Unternehmensdaten?

Heiko Schinzer: Von der Live-Demo war ich schlicht und einfach begeistert. Denn ich konnte mitverfolgen, wie der komplette Geschäftsprozess, also vom ersten Kundenkontakt bis zur Kundenfaktura, auf der Grundlage unserer Daten durchlaufen wurde. Dabei war ich insbesondere von den Möglichkeiten, die SAP Business ByDesign für das Projektmanagement, die Integration zur Kostenrechnung sowie für die Fakturierung bereithält, angetan.

 
Abbildung 3: Vom Kundenauftrag mit Projekt zur Kundenrechnung. Die Prozessgestaltung kann anhand der Belegflussdarstellung direkt im System auf Basis eines echten Geschäftsvorfalls überprüft werden. Quelle: SAP Business ByDesign Version 2.0.

IBIS: Hat Sie die neue SAP-Lösung inhaltlich überzeugt?

Heiko Schinzer: Ja, das hat sie. Wir haben in nur sieben Tagen eine einsatzfähige und stabile SAP-Lösung eingeführt, die unsere zentralen Anforderungen abbildet. Darüber hinaus fand ich die Handlungsempfehlungen, die die Experten für eine reibungslose Einführung herausgearbeitet haben, überaus interessant und hilfreich.

IBIS: Welche Fragen blieben aus Ihrer Sicht noch offen?

Heiko Schinzer: Meiner Meinung nach besteht vor allem noch an den Stellen Handlungsbedarf, die noch nicht in SAP Business ByDesign im Standard sind und deshalb Ergänzungslösungen bedürfen. Die Integration von Fremdlösungen sollte genauso sicher und einfach abgewickelt werden können, wie dies bei der Konfiguration der Standardlösung der Fall ist. Darüber hinaus muss ich mir natürlich bei jeder Investition die Frage stellen, ob sich diese für uns rechnet oder nicht. Auch bei der Einführung einer neuen Software und ganz gleich, ob als lizenzierte Software oder als Software as a Service. Diese zentrale Frage ist noch offen geblieben.

IBIS: Diese Frage werden die IBIS-Labs selbstverständlich weiterverfolgen! Vielen Dank für das Interview.