Einsparpotentiale voll ausschöpfen

Der Druck auf die Kosten hat überall zugenommen. Auch in der IT. Einsparungen von 20 Prozent sind keine Seltenheit. Aber wie lassen sich IT-Betriebskosten ohne Effizienzverlust senken? Auf diese Frage gibt es oft keine Antwort, da IT-Landschaften oft nicht transparent sind. Dabei kann eine kontinuierliche Nutzungsanalyse nachhaltig weiterhelfen.

Die Betriebskosten eines IT-Systems lassen sich auf der Grundlage einer Nutzungsanalyse gezielt steuern. Das hat bereits das Unternehmen Candle in den 80er Jahren erfolgreich bewiesen. Die IT-Verantwortlichen haben dafür ihre IBM-Mainframes systematisch nach nicht genutzten lizenzpflichtigen Programmen durchsucht. Im Rahmen der Analyse wurden so intensiv genutzte Programme identifiziert, wenig genutzte überprüft und nicht genutzte Programme eliminiert. Auf diese Weise lassen sich Kosten, ohne den Produktivbetrieb zu gefährden, einsparen.

Auf Herz und Nieren prüfen

Die Vorteile regelmäßiger Gesundheitschecks sind aus dem Gesundheitswesen bekannt. Werden Krankheiten frühzeitig diagnostiziert, fallen die Folgekosten deutlich geringer aus. Auch in der SAP-Community hat die Forderung nach einer kontinuierlichen Systemdiagnostik an Bedeutung gewonnen. Denn die produktiven SAP-Systeme sind in die Jahre gekommen. Im Laufe der Zeit haben sich so zahlreiche Eigenentwicklungen, überflüssige Drittprogramme und veraltete Berechtigungskonzepte angesammelt. Dieser Ballast verteuert den Betrieb von SAP-Systemen.

Dabei ist es relativ einfach, die Nutzung eines SAP-Systems zu analysieren. Im ersten Schritt werden Kriterien festgelegt, mit denen der Nutzungsgrad eines ERP-Systems bestimmt wird. Im zweiten Schritt werden Maßnahmen ergriffen, um die Betriebskosten zu senken. Dabei wird die Nutzungsanalyse in die Bereiche Lizenz-, Anwender- und Systemmanagement aufgegliedert. Denn die Kosten für Lizenzen, Wartung und Betrieb eines SAP-Systems hängen davon ab, wie viele Anwender dieses nutzen, welchen Funktionsumfang, Individualisierungs- und Komplexitätsgrad das System aufweist und welche Schnittstellen eingesetzt werden. So lassen sich die Kostentreiber optimal identifizieren.

Überlizenzierungen vermeiden

Ziel eines aktiven Lizenzmanagements ist es, Fehler im Umgang mit Lizenzen zu vermeiden. Gängige Fehler sind das Versäumnis inaktive Anwender abzukoppeln, fehlende Lizenzeinträge in den Stammdaten, die unterschiedliche Klassifikation von Anwendern in verschiedenen Systemen sowie deren falsche Lizenzierung.

Schon aus Sicherheitsgründen sollten alle inaktiven Anwender im SAP-System deaktiviert werden. Es ist allerdings erstaunlich, wie fahrlässig einige Unternehmen diesbezüglich vorgehen. Dies zeigen die Ergebnisse von rund 800 RBE Plus Nutzungsanalysen weltweit, in denen die IBIS Prof. Thome AG SAP-Systeme eingehend untersucht hat. Der Benchmark für den Indikator „Gültige aber aktive Anwender“ beträgt gerade einmal 85 Prozent. Die SAP-Lizenzkosten lassen sich also im Durchschnitt um rund 15 Prozent senken. Zwar können SAP-Anwender ihre Lizenzen nicht zurückgeben, aber sie können die Wartung für nicht gebrauchte Lizenzen kündigen.

Wesentlich schwieriger ist es, die richtige Lizenz zu ermitteln. Je nach Preisliste werden nämlich unterschiedliche Lizenztypen ausgewiesen, beispielsweise Professional oder Limited Professional. Unabhängig davon, welche Preisliste gültig ist, muss der eingetragene Lizenztyp der tatsächlichen Systemnutzung entsprechen. Da viele Unternehmen nicht wissen, wie sich diese verlässlich ermitteln lässt, tragen sie tendenziell teurere Lizenztypen ein. Damit wollen sie böse Überraschungen bei der offiziellen Lizenzvermessung vermeiden. Das bedeutet aber, fast alle SAP-Anwender sind überlizenziert. Auch hier gibt es also fast überall Potenzial, um die IT-Betriebskosten zu senken. 

Anwendermanagement nicht vernachlässigen

Ein aktives Anwendermanagement ist im Vergleich zum Lizenzmanagement wesentlich vielschichtiger. Denn hier gilt es herauszufinden, ob die Aufbauorganisation des Unternehmens mit den Prozessen in den SAP-Systemen kompatibel ist. Der von Alfred Chandler geprägte Satz "Structure follows strategy" hat demnach an seiner Aktualität nichts eingebüßt. Die Organisationsstruktur muss den Geschäftsprozessen entsprechen. Leider weisen gerade ältere SAP-Systeme oftmals Diskrepanzen zwischen ihrer Aufbau- und Ablauforganisation auf. Das verursacht unnötige Kosten. Zwei Benchmarks zeigen hier deutlich, in welchem Zustand sich die SAP-Systeme weltweit befinden. So beträgt der Anteil der Dialoganwender, die weniger als drei Transaktionen im SAP-System vornehmen, etwa 14 Prozent. Sie nutzen das ERP-System also nicht voll aus. Aus diesem Grund empfiehlt es sich grundsätzlich, den Lizenztyp aller Dialoganwender zu überprüfen. Hierbei sollten die genutzten Transaktionen und deren Nutzugsintensität untersucht und anschließend organisatorische Maßnahmen eingeleitet werden.

Eine weitere Kennzahl, die Anomalien in der Aufbauorganisation aufzeigt, ist der „Anteil der Poweruser“. Poweruser sind Anwender, die in ihrem Fachbereich 80 Prozent des Arbeitsvolumens erledigen. Ist der Anteil der Poweruser zu niedrig, kann daraus ein hoher Anteil an Gelegenheitsanwendern abgeleitet werden. Ein solcher verursacht allerdings wegen langer Einarbeitungszeiten unweigerlich eine Prozessabwicklung, die nicht effizient ist. Solche Prozesse sollten deshalb gründlich analysiert werden. Als Beispiel hierfür kann der Benchmark für die Erfassung von Kreditorenrechnungen genannt werden. Der Anteil der Poweruser beträgt in diesem Bereich lediglich 27 Prozent. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass die restlichen 73 Prozent der Anwender lediglich 20 Prozent des Belegvolumens bewältigen. Angesichts der Komplexität der Rechnungserfassung ist der Anteil der Gelegenheitsanwender zu hoch. Eine Zentralisierung dieser Aufgaben würde eine wirtschaftlichere Systemnutzung ermöglichen.

Aufbau- und Ablauforganisation aufeinander abstimmen

Die gezielte Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation eines SAP-Systems hängt von zahlreichen Faktoren ab. Sie lassen erkennen, wie vielschichtig eine Nutzungsanalyse in Form eines aktiven Anwendungsmanagements sein kann. Schließlich gilt es sicherzustellen, dass das zur Verfügung gestellte funktionale Nutzungspotenzial auch den operativen Prozessanforderungen entspricht. Bietet das SAP-System zu viel oder zu wenig, entstehen unnötige Kosten und im schlimmsten Fall kostspielige Turnarounds.

Die in einem SAP-System verfügbaren Zahlungskonditionen liefern hierzu ein gutes Beispiel. Wenn ein Unternehmen 20 Zahlungsbedingungen einsetzt, ist es schlicht unnötig, 500 im SAP-System vorzuhalten. Solche Diskrepanzen zwischen dem Nutzungspotenzial und der tatsächlichen Nutzung eines SAP-Systems erzeugen versteckte Kosten. Sei es durch die unnötige Suche nach der richtigen Zahlungsbedingung während ein Anwender eine Kreditorenrechnung erfasst oder weil 480 unnötige Zahlungskonditionen gewartet und getestet werden müssen.

Eigenentwicklungen auf notwendiges Maß beschränken

Ein einfacher Benchmark wie der „Anteil der genutzten individuellen Transaktionen im SAP-System“ zeigt deutlich, welche Kostensenkungspotenziale in vielen SAP-Systemen schlummern. Dieser Anteil beträgt 42 Prozent. Demnach werden 58 Prozent der individuell entwickelten Programme im operativen Betrieb nicht genutzt. Solche können zwar notwendig werden, wenn das eingesetzte SAP-Release bestimmte Funktionalitäten im Standard nicht zur Verfügung stellt. Problematisch werden sie jedoch, wenn sie die aktuellen Geschäftsprozesse nicht mehr unterstützen und damit überflüssig werden. Die ungenutzten Programme verursachen ebenso Wartungsaufwand wie unverzichtbare Individuallösungen. Denn bei Upgrade- oder Konsolidierungsprojekten muss jedes Mal der ABAP-Code überprüft und manuell angepasst werden. Aus diesem Grund sollten Eigenentwicklungen regelmäßig überprüft und überflüssige Programme aus dem SAP-System entfernt werden.

Kostensenkungspotenziale voll ausschöpfen

Die skizzierten Handlungsfelder einer strukturierten Nutzungsanalyse zeigen deutlich auf, wie komplex sich eine solche einerseits gestaltet und wie notwendig sie andererseits ist. Ein optimaler und effizienter Betrieb von SAP-Systemen ist ohne eine kontinuierliche Analyse und einem aktiven Lizenz-, Anwender- und Systemmanagement nicht möglich. Sie schaffen die notwendige Transparenz und reduzieren die Komplexität zahlreicher Einflussfaktoren. Die Kostensenkungspotenziale, die daraus resultieren, sind erheblich. Es liegt an den IT-Verantwortlichen, diese auch nachhaltig auszuschöpfen.