Die Konsolidierung von SAP-Systemen ist eine komplexe Aufgabe. Dessen sind sich viele Anwenderunternehmen nicht bewusst. Solche Projekte sind immer mit Chancen und Risiken verbunden. Die Grundlage für einen erfolgreichen Projektverlauf ist eine dezidierte Analyse der technischen und betriebswirtschaftlichen Rahmenbedingungen. Mit dem bloßen Zusam-menschieben von Tabellen aus unterschiedlichen SAP-Systemen auf ein zentrales SAP-System ist es also längst nicht getan. Es gilt vielmehr, neben der technischen Vor-gehensweise die betriebswirtschaftlichen Synergieeffekte nicht außer Acht zu lassen. Wird eine exakte Analyse vernachlässigt, führt dies unvermeidlich zu einem hochkomplexen "Mega-SAP-System".

Der Konsolidierungsprozess selbst kann in zwei Stufen unterteilt werden. In der ersten Stufe, der technischen Systemkonsolidierung, wird ein Mandant von einer Systemum-gebung auf eine andere verlagert und dort zum Laufen gebracht. Inzwischen ist bewiesen, dass es unproblematisch ist, Hunderte von Buchungskreisen und Werken in einem SAP-Mandanten zu betreiben. Dies belegen die vielen Anwendungen, die bei Großkonzernen erfolgreich eingesetzt werden. Ihre wirklichen Nutzenpotentiale können solche Projekte aber erst in der zweiten Stufe entfalten. Diese bezieht nämlich neben den technischen Elementen auch betriebswirtschaftliche Maßnahmen mit ein. Jedoch sind diese Projekte nicht einfach zu realisieren, da sie nicht alleine im Verantwortungsbereich der IT liegen und somit eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erfordern. Wenn ein solches Vorhaben also erfolgreich verlaufen soll, müssen die Unternehmensleitung, Fachabteilungen sowie die IT-Abteilung an einem Strang ziehen.

Zentralisiere und alles wird gut?

Die Verantwortlichen in den Unternehmen können Einsparungen, die durch Konsolidierungs-projekte erzielt werden können, einfach nachvollziehen. Auf den ersten Blick erscheinen diese zunächst oft plausibel. Schließlich können Standorte, Hardware und Schnittstellen zentralisiert und infolgedessen reduziert werden. Meist ist deswegen die technische Konsolidierung von SAP-Mandanten auch die erste (und einfachere) Projektphase. Falsch wäre es allerdings, auf dieser ersten Stufe zu verharren. Denn die Synergieeffekte, die dadurch erzielt werden, sind nicht so groß, wie sie vordergründig erscheinen. Das liegt daran, dass lediglich die mandantenübergreifenden Tabelleninhalte und alle Vorgänge, die auf der Systemebene stattfinden, zusammengeführt werden. Beispielsweise Nummerkreise oder auch technische Objekte der Entwicklungsumgebung sind davon betroffen. Diese machen zusammen zwar rund ein Drittel der SAP-Datentabellen aus, beziehen sich jedoch kaum auf betriebswirtschaftliche Inhalte. In diesem Zusammenhang müssen auch gegen-läufige Effekte berücksichtigt werden. So steigen durch eine technische Konsolidierung die Komplexität, Ausfallrisiken sowie die Dauer von Change-Zyklen. Bevor ein solches Projekt überhaupt angestoßen wird, empfiehlt es sich, die Ausgangssituation und die damit verbundenen Potentiale und Risiken klar zu bewerten.

Klarheit durch Einsatz passender Werkzeuge

Aufgrund der hier ausgeführten Faktoren ist es nicht überraschend, dass den Versprech-ungen der Konsolidierungsbefürworter massive Argumente entgegengehalten werden. Dies geschieht aus gutem Grund: Denn die Vorteile einer solchen Konsolidierung können voll-kommen bedeutungslos werden, wenn die Risiken und Nachteile eines solchen Projektes nicht beachtet, analysiert und identifiziert werden. Zu Großrechner- und SAP R/2-Zeiten war in diesem Zusammenhang oft die Rede von so genannten "Dinosaurier-Systemen", die jede Art von organisatorischem Wandel verlangsamten oder gar unmöglich machten. Um solchen hochkomplexen Systemstrukturen entgegenzuwirken, müssen konsequent zusätz-liche Faktoren in Angriff genommen werden. Die IBIS-Labs haben auf der Basis zahlreicher Projekte aus den letzten Jahren ein Analyseverfahren in fünf Schritten entwickelt, um diese Herausforderungen zu meistern. Das Analyse-Werkzeug RBE (Reverse Business Engineering) Plus wartet dabei mit einer Reihe von Maßnahmen auf, die den Konsoli-dierungsnutzen jenseits der technischen Zusammenführung erhöhen. Sie beginnen bei einem Nutzungsabgleich der Quell- und Zielsysteme und reichen von Maßnahmen zur Vereinheitlichung und Vereinfachung bis hin zur Harmonisierung des SAP-Systems. Alle Projektleiter oder Planer eines Konsolidierungsprojektes sollten versuchen, möglichst alle Schritte von RBE Plus zu durchlaufen, bevor die Systeme letztlich transformiert werden. Denn nur eine solche Vorgehensweise schafft die notwendige Klarheit, beseitigt Unordnung und verbessert die Ergebnisse im Zielsystem deutlich. Die Alternative kann aber auch immer der Neubau eines SAP-Systems sein. Zumindest sollten Unternehmen, die ihre SAP-Systeme auf ein zentrales System zusammenführen möchten, diese Alternative abwägen und genau prüfen.